Elektronizacja akt pracowniczych to kolejna usługa, na którą właśnie został ogłoszony przetarg. Chodzi tu o modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS w zakresie gromadzenia danych z akt pracowniczych.

Od 1 stycznia 2019 r. skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Pracodawcy będą mogli przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej. To ograniczy koszty ich działalności. Modyfikacja ta jest spowodowana uchwaloną 13 lutego 2018 r. ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może także dotyczyć osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Warunkiem jest przekazanie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie oraz przekaże raport zawierający wszystkie niezbędne dane.

Przekazując rozliczenie za styczeń 2019 r. płatnik w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) będzie zobowiązany zamieszczania dodatkowych informacji takich jak przede wszystkim kwot przychodu wypłaconego w danym miesiącu a nawet wykonywania pracy nauczycielskiej. Ponadto w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane o rozwiązaniu/wygaśnięciu stosunku pracy: datę oraz tryb jego rozwiązania, podstawę prawną oraz stronę z której inicjatywy nastąpiło rozwiązanie umowy. Te informacje na bieżąco przekazywane do ZUS, pozwolą na zabezpieczenie wszelkich praw pracowników dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Katarzyna Krupicka

Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa podlaskiego